В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте

Согласно законодательству работодатель обязан выплачивать сотрудникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Как правило, при выплате второй части зарплаты - окончательного расчета по итогам прошедшего месяца выдается расчетный листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Трудовым кодексом РФ не закреплен порядок информирования работников о составных частях заработной платы. С недавних пор чиновники признали правомерным такое уведомление в электронном формате. Об этом подробнее расскажем в сегодняшнем материале.

Общие положения о расчетных листках

Для расчетных листков не существует унифицированного бланка, потому как компании, так и ИП имеют право разработать его самостоятельно.

При утверждении формы учитывается мнение представительного органа подчиненных, если такой существует в организации (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). В любом случае расчетные листки 2017 обязаны содержать ряд обязательных сведений (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

• состав зарплаты в денежном эквиваленте (окладная часть, выплачиваемые премиальные, оплата за сверхурочные работы);
• иные разовые выплаты (отпускные начисления, оплата больничных листов, оплата аренды личного имущества и другие);
• удержания с указанием их причины (НДФЛ - обязательно, остальные удержания - при наличии. Например, взыскиваемые с сотрудника по исполнительному листу алименты или задолженности перед банковскими учреждениями, переданные приставам);
• сумма, выдаваемая сотруднику на руки за вычетом всех удержаний.

Выдача расчетных листков - обязанность каждого работодателя, если порядок нарушается - трудовые инспекторы могут оштрафовать компанию на 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Судебные органы с таким положением дел согласны (по решению Свердловского областного суда от 20.01.16 № 72–98/2016 работодатель не смог оспорить штраф за невыдачу расчетных листков сотрудникам).

Электронные расчетные листки законны

В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте. Трудовому законодательству РФ такой формат ознакомления не противоречит.

Обязательным условием является обновление внутренних локальных актов и положений в связи с возникшими изменениями. Прописать, что расчетные листки будут выдаваться по электронке, можно и коллективном трудовом договоре, и в дополнениях к трудовым соглашениям с каждым работником. Также допустимо изменение утвержденного в компании положения о форме расчетного листка. Изменения нужно закрепить приказом и ознакомить каждого сотрудника под подпись. При этом данные поправки не ухудшают положение подчиненных, а значит, уведомлять их за два месяца до вступления изменений в силу не нужно (ст. 74 ТК РФ).

Стоит отметить, что комментируемое письмо - это первый документ от Минтруда, в котором признана правомерность электронной формы уведомления о частях зарплаты.

Программа для расчета зарплаты «Бухсофт: Заплата и кадры» обеспечит грамотный кадровый учет, а также оперативный и корректный расчет зарплаты с формированием всей необходимой отчетности.

Как выдавать расчетные листки электронно?

В Трудовом кодексе РФ звучит такая формулировка - сообщать сотрудникам о составных частях заработной платы нужно в письменной форме. Иных требований не указано. Таким образом, после отправки расчетки по электронной почте, сотрудники имеют возможность ознакомиться с ее содержанием и распечатать для личного хранения. Требование законодательства о письменном формате будет соблюдено.

Многие компании уже давно и успешно пользуются электронным документооборотом. Кроме электронной почты существуют и другие варианты, например, рассылка расчетных листков в личных сообщениях на компьютеры сотрудников через корпоративный сайт организации или разработка и внедрение программного обеспечения с доступом для каждого работника к личным документам. Стоит отметить, что суды согласны с подобными способами информирования (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014).

Конечно, не у каждого сотрудника учреждения есть личный компьютер, персональная электронная почта и доступ в интернет.

Потому бумажный вариант исключать совсем не нужно, трудовому законодательству не будет противоречить, если вы оставите оба варианта уведомления.

Чтобы обеспечить подтверждение выдачи расчеток сотрудникам по электронном почте, в используемой для отправки электронных писем программе нужно настроить обратную отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Кроме того, проинструктируйте бухгалтера по зарплате об обязательном сохранении всех отправленных писем, при достаточном накоплении их можно заархивировать и хранить на сервере.

Инструмент позволяет сформировать Расчетные листки сотрудников организаций за произвольный период времени и отправить их на адреса электронной почтовы сотрудников и/или руководителей.

Для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя - подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.).

В шапке обработки необходимо выбрать Организацию и Период, за который будут формироваться расчетные листки.

После этого в дереве подразделений флажками помечаются нужные, при этом, автоматически заполняется список рассылки, сотрудниками из выбранных подразделений. В список не попадают увольенные, помещенные в архив или помеченные на удаление сотрудники. Руководители подразделений выделяются жирным шрифтом.

Руководителя подразделения можно задать в справочнике «Подразделения организаций».

Сотрудники, для которых не задан адрес электронной почты, и не удалось определить адрес электронной почты руководителя, выделяются красным цветом.

Адрес электронной почты сотрудника указывается в справочнике «Сотрудники».

Желтым цветом выделяются сотрудики, которым можно отправить расчетные листки, но которые не отмечены соответствующими флажками.

Расчетные листки формируются с использованием алгоритмов отчета «Расчетные листки организации» типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.2 и отправляются через стандартный сервис электронной почты конфигурации.

Использования отчета не требует внесение никаких изменений в типовую конфигурацию и никак не влияет на ее обновление.

Использовать инструмент достаточно просто. Существует по крайней мере два способа.

1. Можно каждый раз открывать файл внешней обработки (у пользователя должны быть соответствующие права) через меню «Файл - Открыть».

2. Можно зарегистрировать внешнюю обработку в справочнике «Дополнительные внешние обработки» через меню «Сервис - Дополнительные отчеты и обработки». Пользователь может подключить обработку к конфигурации самостоятельно.

Чтобы подключить новую внешнюю обработку, нужно зарегистрировать ее в указанном справочнике. Для этого из формы списка справочника следует открыть форму регистрации, нажав на кнопку «Добавить». В открывшемся окне нужно указать файл внешней обработки с расширением.epf (кнопка «Заменить файл внешней обработки»). В поле Наименование автоматически отобразится название подключенной внешней обработки, которое можно изменить вручную. В поле Вид нужно выбрать вид обработки «Обработка».

Сведения о подключенных обработках отображаются в форме списка справочника. Для использования подключенной внешней обработки по назначению следует открыть форму списка справочника внешних обработок и дважды щелкнуть мышью по нужной записи.

Инструмент позволяет сформировать Расчетные листки сотрудников организаций за произвольный период времени и отправить их на адреса электронной почты сотрудников и/или руководителей.

Для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя - подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.).

В шапке обработки необходимо выбрать Организацию и Период, за который будут формироваться расчетные листки.

После этого в дереве подразделений флажками помечаются нужные, при этом, автоматически заполняется список рассылки, сотрудниками из выбранных подразделений. В список не попадают увольенные, помещенные в архив или помеченные на удаление сотрудники. Руководители подразделений выделяются жирным шрифтом.

Руководителя подразделения можно задать в справочнике «Подразделения организаций».

Сотрудники, для которых не задан адрес электронной почты, и не удалось определить адрес электронной почты руководителя, выделяются красным цветом.

Адрес электронной почты сотрудника указывается в справочнике «Сотрудники».

Желтым цветом выделяются сотрудики, которым можно отправить расчетные листки, но которые не отмечены соответствующими флажками.

Расчетные листки формируются с использованием алгоритмов отчета «Расчетные листки организации» типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.2 и отправляются через стандартный сервис электронной почты конфигурации.

Использования отчета не требует внесение никаких изменений в типовую конфигурацию и никак не влияет на ее обновление.

Использовать инструмент достаточно просто. Существует по крайней мере два способа.

1. Можно каждый раз открывать файл внешней обработки (у пользователя должны быть соответствующие права) через меню «Файл - Открыть».

2. Можно зарегистрировать внешнюю обработку в справочнике «Дополнительные внешние обработки» через меню «Сервис - Дополнительные отчеты и обработки». Пользователь может подключить обработку к конфигурации самостоятельно.

Чтобы подключить новую внешнюю обработку, нужно зарегистрировать ее в указанном справочнике. Для этого из формы списка справочника следует открыть форму регистрации, нажав на кнопку «Добавить». В открывшемся окне нужно указать файл внешней обработки с расширением.epf (кнопка «Заменить файл внешней обработки»). В поле Наименование автоматически отобразится название подключенной внешней обработки, которое можно изменить вручную. В поле Вид нужно выбрать вид обработки «Обработка».

Сведения о подключенных обработках отображаются в форме списка справочника. Для использования подключенной внешней обработки по назначению следует открыть форму списка справочника внешних обработок и дважды щелкнуть мышью по нужной записи.

Новое в версии 2:

1. Теперь обработка совместима как с конфигурацией 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, так и с 1С:Зарплата и управление персоналом.
2. Добавлена обработка прерывания. Ход формирования и отправки расчетных листков можно прервать нажатием комбинации клавиш Ctrl + Break.
3. Добавлена возможность произвольной сортировки списка отправки.
4. В список отправки добавлены колонки «Емаил сотрудника» и «Емаил руководителя». По умолчанию эти колонки скрыты. При нажатии на список отправки правой клавишей мыши, можно вызвать контекстное меню, которое позволяет настроить сортировку списка, видимость колонок и вывести список на печать.
5. Если сделать двойное нажатие левой клавишей мыши по подразделению, сотруднику или руководителю в списке отправки, то будет открыта форма соответствующего элемента справочника.
6. Доработан индикатор прогресса отправки расчетных листков. Теперь он отображает общий процент выполнения (ранее отдельно отображался ход отправки сотрудникам и отдельно - руководителям).
7. Реализована возможность выбирать тип расчетного листка для сотрудника и тип расчетного листка для руководителя. По умолчанию, для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя - подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.). Тип расчетных листков можно изменить в настройках.
8. В настройках можно указать формат файла, в который будет записываться сформированный расчетный листок и далее отправляться сотрудникам и/или руководителям. По умолчанию, в качестве формата файла выбран Документ PDF (*.pdf).
9. В теме письма теперь отображается ФИО сотрудника или наименование подразделения, в случае отправки руководителю.
10. Прочие мелкие доработки.

" № 6/2017

Комментарий к Письму Минтруда РФ от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

Письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд подтвердил право работодателя выдавать работникам не бумажные расчетные листы, а электронные.

О выдаче электронных расчетных листков.

Напомним, что невыдача расчетного листа представляет собой нарушение трудового законодательства, которое влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения штрафа:

на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Ранее считалось, что расчетный лист должен представлять собой именно письменный документ в бумажной форме, а направление расчетного листа по электронной почте не соответствовало требованиям законодательства. Такой вывод, в частности, содержался в Апелляционном определении Тюменского областного суда от 30.07.2012 № 33-3246/2012.

Однако в комментируемом письме Минтруд обратил внимание на тот факт, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок). Следовательно, работодатель вправе сам определить, в какой форме он будет передавать работнику соответствующую информацию. При этом обязательным условием является установление порядка извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Обратите внимание:

Применение неутвержденной формы расчетного листа является нарушением трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Отметим, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать расчетный лист при выплате заработной платы. По правилам ч. 6 этой статьи зарплата сотрудникам должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. Однако два раза в месяц выдавать расчетный листок не надо.

В Письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 Роструд пояснил: при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем им должны быть выданы расчетные листы. Таким образом, по мнению Роструда, расчетные листы работодателю следует формировать и выдавать сотрудникам один раз в месяц (при окончательном расчете).

Дело в том, что именно в конце месяца известны все составляющие оплаты труда и можно сделать однозначный вывод о сумме удержаний из зарплаты работника.

Аналогичной позиции придерживается Минфин. В Письме от 10.04.2015 № 03-04-06/20406 финансисты отметили, что исчисление сумм НДФЛ по доходам в виде оплаты труда должен произвести в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным работником, соответственно, до окончания месяца агентом не может быть исчислен.

Обязанность выдать сотруднику расчетный лист в середине месяца может возникнуть у работодателя в ситуации увольнения работника. Это обусловлено тем, что в день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан произвести с ним расчет, а именно выплатить все причитающиеся ему суммы (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Часть указанной суммы составляет , не полученная сотрудником ко дню увольнения, значит, также требуется выдать ему расчетный лист.

Еще один важный момент, о котором нужно помнить при работе с расчетными листами: согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» доходы физического лица отнесены к его персональным данным. Третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных (ст. 7 упомянутого закона).

Перечень требований к работодателю при передаче персональных данных работника содержится в ст. 88 ТК РФ. В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать исключительно те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Это значит, что в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных. Такое положение является документом, устанавливающим основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников, обязательные для выполнения. Необходимость введения в действие указанного документа обусловлена требованиями гл. 14 ТК РФ.

Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном обозначенным кодексом и иными федеральными законами. Пунктом 8 этой статьи установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

При поручении ответственным лицам выдачи расчетных листков (передачи их по электронной почте) их необходимо предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности). Выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности), является нарушением требований ТК РФ и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты.

По правилам ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) в силу ст. 13.11 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на граждан – в размере от 300 до 500 руб.;

на должностных лиц – от 500 до 1 000 руб.;

на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 руб.

Отправить расчетный листок на электронную почту - самый быстрый и удобный способ выполнить требование ТК. В некоторых бухгалтерских программах есть нужный функционал. Пошаговые инструкции - в статье.

Редакция журнала Главбух протестировала четыре бухгалтерских программы: Главбух Софт, продукты 1С и Контур.Бухгалтерия. На рассылку расчетных листков меньше всего трудозатрат и времени ушло в Главбух Софт. В 1С отправка тоже удобная, но перед этим нужно настроить учетную запись организации и саму рассылку - трудоемкий процесс. В Контур.Бухгалтерия массовой рассылки нет. Сравнительную таблицу и пошаговые инструкции смотрите ниже.

Таблица. Сравнение программ Главбух Софт, Контур.Бухгалтерия и продуктов 1С

Как в Главбух Софт отправить расчетный листок на электронную почту

В бухгалтерской программе Главбух Софт есть такой функционал. Ниже пошаговая инструкция.

Шаг 1. Убедитесь, что в Личных карточках сотрудников указаны электронные почты

Зайдите в модуль Кадры/Основные сведения . Проверьте, чтобы в личных карточках в блоке «Дополнительные сведения» были указаны электронные почты.

Шаг 2. Выберите сотрудника, от имени которого будет рассылка

Зайдите в модуль Зарплата/Сервис/Настройки , либо в Личный кабинет/Реквизиты/Настройки/По зарплате . В блоке «Рассылка по электронной почте» выберите сотрудника из списка.

Главбух Софт - это удобный сервис для ведения бухгалтерского, кадрового и товарного учета. Программа всегда актуальная, обновляется через интернет и не требует технического специалиста. По бухгалтерским и техническим вопросам вы в любой момент можете обратиться напрямую к разработчикам программы, а не к посредникам. Зарегистрируйтесь в программе за пару минут и сразу начинайте работать.

Инструкция для 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом

Прежде чем рассылать расчетные листки сотрудникам, в 1С нужно настроить учетную запись.

Шаг 1. Настройте учетную запись электронной почты организации

Зайдите в раздел Администрирование/Органайзер/Почта/Настройка системной учетной записи . В открывшейся форме введите Адрес почты, цель учетной записи, кто может использовать учетную запись и имя владельца. Нажмите «Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется)». Дальше программа должна автоматически определить параметры подключения к почтовому ящику. Если этого не произошло, придется настроить параметры подключения вручную. Для этого может потребоваться программист.

Шаг 2. Проверьте электронные почты сотрудников

Для автоматической рассылки расчетных листков в карточках сотрудников должны быть электронные почты. Убедитесь, что они верны. Зайдите в поле «Email» в разделе Кадры/Сотрудники ссылка «Личные данные» или разделе Кадры/См. также/Физические лица/Адреса, телефоны .

Зайдите в раздел Зарплата/Отчеты по зарплате/Расчетный листок/Еще/Отправить/Создать рассылку отчетов или по кнопке «Отправить отчет по электронной почте»/Создать рассылку отчетов . Введите «Наименование», поставьте флажок «Подготовлена». В поле «Отправить» укажите вид рассылки. Заполните вкладки «Отчеты» и «Расписание». На закладке «Доставка» опишите все возможные способы доставки настраиваемой рассылки.

На закладке «Дополнительно» можно задать дополнительные настройки рассылки. Нажмите «Записать объект».

В разделе Администрирование/Печатные формы, отчеты и обработки/Рассылки отчетов по сохраненным настройкам запустите вручную, нажав кнопку «Выполнить сейчас». Также программа позволяет рассылать расчетные листки автоматически в заданное время. Для этого нужно соответственно настроить рассылку.

1С:Бухгалтерия - продукт, который позволят эффективно выполнять задачи бухгалтерской службы. 1С:Зарплата и управление персоналом - программа, позволяющая в комплексе персонала и реализацией кадровой политики.

Можно ли разослать расчетные листки из Контур.Бухгалтерия

В Контур.Бухгалтерия рассылать расчетные листки на электронные почты нельзя. Единственный вариант - выгрузить их и отправить отдельно каждому сотруднику со своей почты.

Контур.Бухгалтерия - удобный и простой сервис для небольших компаний.